Benutzerhandbuch (Grundlagen)

Kurzfassung des englischen Benutzerhandbuchs für die ersten Schritte. Das vollständige Handbuch bleibt englisch.

Sprache

Elysion öffnet sich in der Sprache, die der Browser anfordert (Deutsch oder Englisch, sonst Englisch). Im Benutzermenü oben rechts (dein Name) wechselst du die Sprache; die Wahl wird im Browser gemerkt und gilt für alle Seiten. Die Adresse ändert sich dabei nicht.

Anmelden

Öffne Elysion im Browser (in der Demo http://localhost). Du wirst zur Anmeldeseite des Identity-Providers (Keycloak) geleitet; die Demo hat die Benutzer dev, dev1 und dev2, das Passwort ist der Benutzername. Wer zu einem Board oder Raum per E-Mail-Adresse eingeladen werden soll, muss sich vorher einmal angemeldet haben.

Boards und Räume

Die Startseite listet deine Boards: die selbst erstellten und die mit dir geteilten.

• Neues Board öffnet ein Formular mit dem Namen und Starten mit: ein leeres Board oder eine Vorlage (Brainstorming, Kanban, Retrospektive und eigene).
• Die Suche (mit / springst du hinein) zeigt die Boards, deren Name enthält, was du tippst; die Suche steht in der Adresse und überlebt ein Neuladen. Sortieren nach ordnet die Liste nach neuesten, Name oder zuletzt geöffnet; der Browser merkt sich deine Wahl.
• Der Stern auf einer Karte (oder in der Kopfleiste eines Boards) macht das Board zum Favoriten: Es erscheint links unter Favoriten und steht in der Liste aller Boards ganz oben. Sterne sehen nur du.
• Auf einer Karte verschieben, duplizieren und löschen die Symbole in der Ecke das Board (Löschen fragt vorher nach und lässt sich nicht rückgängig machen).
• Räume (die Liste links) sind gemeinsame Bereiche für die Boards eines Teams. Alle in einem Raum können seine Boards öffnen, mit ihrer Rolle im Raum (Eigentümer, Bearbeiter oder Betrachter).

Das Board

Zeichne mit der Werkzeugleiste unten: Formen, Pfeile, Text, Haftnotizen, Bilder. Bilder (PNG, JPEG, GIF, WebP oder SVG bis 4 MB) kannst du über das Werkzeug wählen, einfügen oder auf das Board ziehen; mehrere Dateien auf einmal liegen nebeneinander an der Stelle, an der du sie fallen lässt, und sind höchstens halb so hoch wie dein Ausschnitt. Alle Personen auf dem Board sehen Änderungen sofort; ihre Cursor und Avatare erscheinen oben rechts. Teilen lädt Personen nach Name oder E-Mail-Adresse (die passenden Personen erscheinen in einer Liste) oder mit einem Einladungslink (Rolle, Gültigkeit von 1 Stunde bis 30 Tagen, optional eine Höchstzahl an Benutzungen; die Adresse wird nur beim Erstellen angezeigt, Widerrufen beendet den Link sofort) ein, Vorlagen, Exportieren und Importieren bringen Inhalte hinein und heraus, Hell/Dunkel wechselt das Farbschema. Beim Exportieren wählst du unter Optionen (der Browser merkt sie sich) bei einem PDF, ob ein Board mit Rahmen eine Seite pro Rahmen ergibt (mit dem Namen des Rahmens als Überschrift) oder das ganze Board auf einer Seite liegt, sowie Seitengröße (Größe des Inhalts, A4, Letter) und Ausrichtung; Raum exportieren auf der Seite eines Raums macht aus allen Boards, die du lesen darfst, ein PDF (je Board eine Titelseite, dann seine Seiten); für alle Formate die Farben und den Hintergrund, bei PNG den Maßstab. Inhalte hinein und heraus, Hell/Dunkel wechselt das Farbschema. Beim Exportieren wählst du unter Optionen (der Browser merkt sie sich) bei einem PDF, ob ein Board mit Rahmen eine Seite pro Rahmen ergibt (mit dem Namen des Rahmens als Überschrift) oder das ganze Board auf einer Seite liegt, sowie Seitengröße (Größe des Inhalts, A4, Letter) und Ausrichtung; für alle Formate die Farben und den Hintergrund, bei PNG den Maßstab. Inhalte hinein und heraus (ein PDF wird beim Importieren Seite für Seite als Bild in je einen Rahmen "Seite 1", "Seite 2" … gelegt; die Seiten wählst du vorher aus), Hell/Dunkel wechselt das Farbschema.

Im Teilen-Fenster zeigt Verlauf (nur für Besitzer; er wird erst beim Öffnen geladen) die letzten 20 Änderungen des Boards oder Raums: wer wem welche Rolle gegeben oder genommen hat und welche Einladungslinks erstellt, widerrufen oder benutzt wurden.

Verbindung weg? Arbeite einfach weiter: Die Statusanzeige oben sagt Offline, und nach einigen Sekunden weist eine Leiste darauf hin, dass deine Änderungen auf diesem Gerät gesichert und gesendet werden, sobald die Verbindung wieder da ist. Auch wenn du den Tab dazwischen schließt oder neu lädst, sind sie noch da: Öffne das Board wieder, wenn du online bist, dann werden sie gesendet. Danach sagt die Leiste, wie viele Änderungen gesendet wurden; haben zwei Personen dasselbe geändert, werden die Änderungen ohne Rückfrage zusammengeführt. Nach fünf Minuten bietet die Leiste Kopie herunterladen an, falls du lieber selbst eine Datei behalten willst. Die Kopie auf deinem Gerät wird beim Abmelden gelöscht; melde dich auf einem gemeinsam genutzten Rechner ab, wenn du fertig bist.

Kommentare

Der Knopf Kommentare in der Werkzeugleiste (oder die Taste C, wenn nicht zwei Elemente zum Verbinden ausgewählt sind) öffnet die Kommentare rechts.

1. Klicke ein Element oder eine leere Stelle des Boards: Der Kommentar hängt daran. Ein Kommentar an einem Element wandert mit; ein Kommentar an einer Stelle bleibt dort.
2. Schreibe den Kommentar (bis zu 2.000 Zeichen) und drücke Kommentieren; Strg+Enter sendet ebenfalls. Mit @ erwähnst du jemanden: Die Liste bietet die Mitglieder des Boards an (Eigentümer sehen zuerst alle, alle bekommen die, die schon kommentiert haben; ab zwei Buchstaben findet die Liste auch jeden, der sich bei Elysion angemeldet hat, nach Name oder E-Mail). Eine Erwähnung erscheint als Name. Benachrichtigt wird noch niemand.
3. Eine kleine Markierung mit der Zahl der Nachrichten sitzt am Element. Ein Klick öffnet den Thread, dort kannst du antworten und ihn erledigen (Wieder öffnen holt ihn zurück). Offene Threads stehen zuerst, erledigte danach.
4. Löschen entfernt eine eigene Nachricht; die Eigentümerin des Boards kann jede löschen. Mit der letzten Nachricht verschwindet der Thread.

Betrachter können kommentieren. Die Kommentare gehören zum Board und werden mit ihm gespeichert; in PNG, SVG und .excalidraw erscheinen sie nicht, und Strg+Z macht sie nicht rückgängig. Für ein PDF wählst du im Exportmenü Kommentare in einem PDF: Sie kommen als Textseiten ans Ende, die offenen zuerst. Die Option ist standardmäßig aus. Wer eine Nachricht geschrieben hat, ist eine Regel der Oberfläche: Sie verhindert, dass man fremde Nachrichten löscht, wer aber an die Daten des Boards kommt, könnte auch als jemand anderes schreiben.

Administration

Wer die Instanz administriert (die Rolle elysion-admin beim Identitätsanbieter), findet Administration im Menü unter dem eigenen Namen. Sie zeigt Namen, Zahlen und Rollen, nie, was auf einem Board steht.

• Übersicht: wie viele Personen, Gruppen, Räume und Boards es gibt und über welchen Identitätsanbieter man sich anmeldet.
• Personen: Suche nach Name oder E-Mail; ein Name öffnet die Räume und Boards, die die Person direkt hat, mit ihren Rollen.
• Gruppen: Eine lokale Gruppe wird hier angelegt und gepflegt (Neue Gruppe, Umbenennen, Mitglieder hinzufügen und entfernen). Eine verknüpfte Gruppe gehört dem Identitätsanbieter: Mit Verknüpfen bindest du eine lokale Gruppe über ihre ID an eine Gruppe des Anbieters, ihre Mitglieder folgen dann dem Anbieter, sobald sich jemand anmeldet; Lösen macht sie wieder lokal und behält die Mitglieder. Löschen sagt, wie viele Räume die Rolle verlieren, die die Gruppe ihnen gegeben hat. Hat dein Betreiber Microsoft Graph eingeschaltet, zeigt die Seite, wann die Gruppen zuletzt aus dem Verzeichnis gelesen wurden; eine verknüpfte Gruppe zeigt dann auch die Leute, die auf ihre erste Anmeldung warten (sie werden Mitglieder, sobald sie sich mit dieser Adresse anmelden).
• Räume: Name, Besitzer und Zahlen; keine Board-Namen.
• Eine Person deaktivieren: Öffne sie unter Personen und wähle Deaktivieren…. Sie wird ab dann überall abgewiesen, beim Hinzufügen nicht mehr angeboten und bleibt in den Mitgliederlisten als deaktiviert stehen. Elysion kann das Konto beim Identitätsanbieter nicht abschalten: Tu das dort ebenfalls, sonst kann sich die Person dort weiter anmelden. Reaktivieren bringt alles zurück.
• Übergeben: Für eine deaktivierte Person, der Boards oder Räume gehören, gibt Übergeben alle an jemand anderen, der damit ihr Eigentümer wird; die Person, die gegangen ist, behält nichts, und du bekommst auch keine Rolle.
• Audit: wer Zugriff gegeben oder genommen hat, neueste zuerst, mit der Person, die es getan hat. Ein Klick auf ein Board, einen Raum, eine Gruppe oder eine Person in einer Zeile filtert danach; dazu lässt sich ein Zeitraum wählen. Ein Eintrag enthält IDs, Rollen und Zahlen, nie den Inhalt eines Boards. Einträge werden ein Jahr aufbewahrt (AUDIT_RETENTION_DAYS).

Alle anderen sehen unter dieser Adresse „Du bist kein Administrator“.

Einen Workshop leiten

• Timer startet einen Countdown für alle auf dem Board (Voreinstellungen oder eigene Minuten; pausieren, eine Minute verlängern, stoppen).
• Abstimmung startet eine Punkte-Abstimmung: Jede Person verteilt ihre Punkte auf Elemente (auch Betrachter stimmen mit), die Moderation beendet die Abstimmung, und alle sehen das Ergebnis. Während sie läuft, sieht jede Person nur die eigenen Stimmen; Namen zeigt das Ergebnis nur, wenn du beim Start Zeigen, wer wofür gestimmt hat angekreuzt hast.